اگر از اسپم و اینباکس‌های بهم ریخته‌ی خود خسته شده‌اید؛ این مقاله به شما کمک خواهد کرد که با ۴ نرم‌افزار ساده برنامه‌ریزی و مدیریت ایمیل‌های خود را بهبود ببخشید.
زمان ارزشمندترین کالا است و در صورت از دست رفتن قابل بازگشت نیست. یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها در زندگی شخصی و حرفه‌ای مدیریت زمان است. اینباکس‌های به‌هم‌ریخته زمان را به شکل قابل توجهی هدر می‌دهند و باعث می‌شوند که شما از انجام وظایف اصلیتان فاصله بگیرید و توجه خود را به مدیریت و مرتب‌سازی پیام‌ها محدود کنید.
اگر شما روزی یک ساعت را در یک سال کاری ذخیره کنید؛ به ۲۶۱ ساعت زمان اضافه می‌رسید. یعنی ۱۰ روز کامل در سال.
هر نرم‌افزار مدیریت ایمیل، مزایا و معایب خود را دارد. همچنین گزینه‌های دیگری نیز وجود دارند که در ادامه ذکر نشده‌اند. اما این ۴ نرم‌افزار تاثیری چشمگیر در بهره‌وری و مدیریت زمان در روزهای کاری دارند و به صرفه‌جویی زمان کمک خواهند کرد.
۱. Sanebox
Sanebox به چند دلیل بسیار مفید است. اول اینکه به جلوگیری از دریافت اسپم کمک می‌کند. همچنین این نرم‌افزار ایمیل‌های کم‌اهمیت را به سطوح پایین‌تر می‌فرستد تا بعدا به آن‌ها رسیدگی کنید. Sanebox همچنین ایمیل‌ها را به شکل خودکار در پوشه‌های مختلف قرار می‌دهد. شما می‌توانید این پوشه‌ها را مدیریت و طبق عادات خود شخصی‌سازی کنید.
این امکانات به شما امکان می‌دهد که زمانتان را برای کارهای مهم‌تر ذخیره کنید. همچنین می‌توانید نرم‌افزار را به شکلی مدیریت کنید که مستقیما نیازهای شخصیتان را برطرف کند. شخصا به این دلیل به این نرم‌افزار علاقه دارم که می‌توان به وسیله‌ی آن ایمیل‌های ارسال شده را پیگیری کرد. و می‌توانم پاسخ به ایمیل‌های کم‌اهمیت‌تر را به آینده واگذار کنم. هرچه بیشتر از Sanebox استفاده کنید، بیشتر آن را با نیازهای خود آشنا خواهید کرد و در نتیجه پاسخ بهتری خواهید گرفت.
تنها نکته‌ی منفی این سرویس این است که خود نرم‌افزار چند ایمیل را به اینباکس اضافه می‌کند. که به نظر در تقابل با هدف اصلی نرم‌افزار است. در کنار این باید مبلغی نیز برای این خدمات پرداخت کنید. با این وجود نسبت به کمکی که در مرتب کردن اینباکس به شما می‌کند این سرمایه‌گذاری بی‌ارزش نیست.
۲. Calendly
مدیریت و برنامه‌ریزی تقویم نیز کاری بسیار زمانبر است. Calendly به شما کمک می‌کند که از شر رد و بدل ایمیل‌ها بین مشتریان و همکاران خلاص شوید. باید توجه کرد که پیگیری زمان مناسب برای قرارهای ملاقات در بین چندین تقویم کاری یکی از زمانبرترین کارهای روزانه است.
این نرم‌افزار ساز و کاری ساده و تاثیرگذار دارد. در قدم اول شما تقویم‌های پیشین خود را مستقیما با Calndly هماهنگ می‌کنید. این ابزار به شما امکان می‌دهد که به مشتریان، همکاران و هرکس دیگر اجازه دهید که زمان‌های مورد نظر خود را مستقیما به تقویم شما اضافه کنند. هرچند این به این معنی نیست که سایرین می‌توانند زمان و مکان ملاقات‌های شما را مشاهده کنند. بلکه نرم‌افزار برنامه‌های شما را به شکل خصوصی نگه می‌دارد و تنها زمان‌های در دسترس برای ملاقات را به سایرین نشان می‌دهد (که البته قابل ویرایش و شخصی‌سازی هستند). تنظیمات این نرم‌افزار بسیار منعطف و کاربردی طراحی شده است.
من از این نرم‌افزار برای برنامه‌ریزی اتفاقات روتین مانند ضبط پادکست یا مصاحبه استفاده می‌کنم و به تیم داخلی خود دسترسی می‌دهم که قرارهای خود را ذخیره کنند. هرچند این نرم‌افزار برای رفع بسیاری نیازهای دیگر نیز کاربردی خواهد بود.
۳. Boomerang
Boomerang نرم‌افزاری مشابه SaneBox است و تنها با جی‌میل سازگاری دارد. هرچند در کنار امکانات قبلی، به شما امکان تاخیر در ارسال ایمیل را هم می‌دهد. همچنین ابزاری به نام «Respondable»، که یک دستیار هوشمند است، این نرم‌افزار را از سایر رقبای خود متمایز می‌کند. این نرم‌افزار هوش مصنوعی بسیار کاربردی است و با رتبه‌دادن به نوشتار به شما کمک می‌کند بهترین ایمیل را نوشته و ارسال کنید.
Boomerang به شما این امکان را می‌دهد که پیام‌هایی تاثیرگذار بنویسید و بتوانید گیرنده‌های خود را مجاب به پاسخ‌دادن کنید. همچنین می‌توانید از این نرم‌افزار فنون نوشتن را یاد بگیرید. ابزار هوش‌مصنوعی اطلاعات خود را از بین میلیون‌ها پیام جمع‌آوری و به خوبی با نرم‌افزار سنتی‌تر مدیریت ایمیل Boomerang همکاری می‌کند.
۴. X.AI
X.AI انتخاب شخصی خود من است. این نرم‌افزار در اصل یک دستیار هوشمند به نام «ایمی» است و به شما اجازه می‌دهد که بهم‌ریختگی را از برنامه‌ی روزانه‌ی خود حذف کنید. برای این کار باید یک CC از تمام ایمیل‌های دریافتی و ارسالی خود را به «Amy@x.ai» بفرستید.
سپس دستیار شما یک ایمیل به مشتری، همکار یا سایر افراد مدنظر شما می‌فرستد تا از بهترین مکان و زمان برای ملاقات مطلع شود. بهترین بخش ماجرا این است که پس از فرستادن ایمیل به ایمی می‌توانید تنها منتظر بمانید تا از زمان قرار مطلع شوید. بدون اینکه خود را درگیر جزئیات آن کنید.
دستیار هوشمند این کار را برای ملاقات‌ها، تماس‌ها، یادآوری‌ها و بسیاری کارهای زمانبر دیگر نیز انجام می‌دهد. هرچند اگر بخواهید بلافاصله ثبت‌نام کنید یک مانع کوچک وجود دارد. با توجه به درخواست‌های گسترده یک لیست انتظار برای نسخه‌ی رایگان نرم‌افزار به وجود آمده که ممکن است شما را تا چند هفته معطل نگه دارد. (هرچند می‌توانید با پرداخت مبلغی، این زمان انتظار را از سر راه بردارید) این نرم‌افزار به نظر چشم‌اندازی رو به آینده است.