چند سالی است که ایمیل به پرکاربردترین وسیله‌ای تبدیل شده است که می‌توانیم به کمک آن با افراد مختلف در ارتباط باشیم، کارهایمان را مدیریت کنیم و حتی تجارت خود را گسترش دهیم.
چند سالی است که ایمیل به پرکاربردترین وسیله‌ای تبدیل شده است که می‌توانیم به کمک آن با افراد مختلف در ارتباط باشیم، کارهایمان را مدیریت کنیم و حتی تجارت خود را گسترش دهیم. بعضی از ما هم تنها برای باخبر شدن از دنیا، دریافت آخرین ایمیل‌های خنده‌دار و... ایمیلمان را چک می‌کنیم، در واقع اکثر ما اولین کاری که صبح هنگام بلند شدن از خواب انجام می‌دهیم چک کردن inbox ایمیل‌هایمان است تا ببینیم خبر تازه‌ای از کارهایی که پیگیر آن بوده‌ایم شده است یا خیر یا قرار است امروز کدام مرکز خرید به ما تخفیف بدهد.
اما برخی کارشناسان معتقدند چک کردن ایمیل آن هم به‌عنوان اولین کار در یک روز باعث کاهش بازدهی کارمان می‌شود. اگر شما هم جزو کسانی هستید که باید حتما بعد از بلند شدن از خواب به سمت ایمیل‌هایتان بروید و آن را چک کنید بهتر است در ادامه با ما همراه باشید. در مطلب زیر به شما خواهیم گفت برای پیشرفت در کارتان بهتر است ایمیل خود را اول صبح چک نکنید.
بازدهی در کار با اهمیت ندادن
با خودتان قرار بگذارید وقتی تازه از خواب بیدار می‌شوید، در حدود 30 تا 45 دقیقه کارهای مهم خود را که دیشب با خود قرار گذاشته‌اید انجام دهید و چک کردن ایمیلتان را بعد از این کارها بگذارید. برخی افراد در بعضی روزها حتی تا بعد از ناهار هم ایمیل‌شان را چک نمی‌کنند. بهتر است ندانید که چه کارهایی لازم است انجام شود، ندانید کدام سایت امروز تخفیف می‌دهد و حتی از ویدئوی خنده‌داری که دوستتان برایتان فرستاده خبر نداشته باشید. اتفاقی نخواهد افتاد!
آن چیزی که اهمیت دارد کاری است که برایتان اهمیت داشته و ضرورت داشته تا آن روز صبح انجام دهید. هر چیز تازه‌ای که دریافت کنید، باعث پرت شدن حواستان خواهد شد. اگر کمی سخت بگیریم حتی می‌توان صبح به اخبار گوش نداد، تلویزیون روشن نکرد و در مسیر محل کار در ماشین به‌جای رادیو، به کتاب‌های صوتی و پادکست‌های آموزشی گوش داد. به خاطر داشته باشید، شما نمی‌توانید همه‌چیز را کنترل کنید، اما می‌توانید حواس‌پرتی‌های مخصوص به خود را ایجاد کنید.
این برنامه شما نیست
آیا می‌دانید مهم‌ترین کاری که باید انجام دهید چیست؟ آیا می‌دانید صبح امروز می‌خواهید چه کاری انجام دهید؟ پس دست‌به‌کار شده و انجامش دهید. از طرف دیگر با چک کردن ایمیل، شاید به انجام دادن کاری بپردازید که برای دیگری است نه خودتان. به گزارش فارنت هر بار که ایمیل جدیدی را باز کنید با خود فکر می‌کنید آیا این ایمیل واجب‌تر است یا کارهای عقب‌مانده خودم؟ اما در واقعیت چند نفر از ما واقعا این کار را انجام می‌دهیم؟ و اگر هم انجام ندهید، چیزهایی که رویشان کار می‌کنید (حتی اگر فقط جواب و اطلاعات دادن باشد) برای دیگران است نه خودتان. به بیانی دقیق‌تر وقتی ایمیلی دریافت می‌کنید، در حقیقت یک لیست از کارهایی است که باید برای دیگران انجام دهید. چه کسی مسوول وقت شماست؛ خودتان یا کسی که برایتان ایمیل فرستاده؟
بهانه‌ای برای بی‌هدفی
به این سوال جواب دهید: اصلا چرا برای اولین کار در صبح، ابتدا ایمیلتان را چک می‌کنید؟ معمولا به‌خاطر این است که هرروز صبح، نمی‌دانیم باید چه کاری را شروع کنیم. به‌طور خلاصه، صبح که تازه بیدار می‌شویدایمیلتان را چک نکنید و برنامه‌ریزی‌های غیرضروری انجام ندهید تا بتوانید روی کارهای مهم تمرکز کنید. اگر هر صبح ایمیل خود را چک می‌کنید، مشکل این نیست که وقتتان را با این کار هدر می‌دهید، مشکل این است که هنوز تصمیم نگرفته‌اید محدوده مهم شامل چه کارهایی می‌شود. هنگامی‌که لیستی از کارهای مهم ندارید، چک کردن ایمیل جای امور مهم را می‌گیرد.
واکنش و کارهای فعالانه
وقتی ایمیلتان را چک می‌کنید، بهترین سناریو این است که در بهترین زمان ممکن چک کرده باشید، یعنی وقتی تازه یک ایمیل مهم به شما رسیده و شما می‌توانید همان لحظه کاری در مورد آن انجام دهید؛ اما چند وقت یک‌بار این اتفاق می‌افتد؟ به ندرت. بیشتر وقت‌ها یکی از این دو حالت رخ می‌دهد: در حالت نسبتا خوب ایمیل جدیدی ندارید که در این حالت فقط وقتتان را هدر داده‌اید و باید کمتر آن را چک کنید.در حالت دوم معمولا این‌طور نیست. گاهی با باز کردن ایمیل کارهای بیشتری را باید انجام دهید و چون در حال و هوای صندوق ایمیلتان هستید، به جای رسیدن به کار اصلی می‌خواهید همه را جواب بدهید. به‌غیراز تعیین کردن دستور کار، ایمیل فرد را وادار می‌کند بدون توجه به اهمیت واقعی کارها، سریعا به انجام آنها بپردازد. بهتر است کارها را فعالانه و بر اساس اهمیت انجام داد، نه صرفا به خاطر اینکه در بالای صندوق ایمیلتان قرارگرفته‌اند. کارهای بیهوده را کنار بگذارید و به کارهای پربازده بپردازید.
جست‌و‌جو برای بهانه
وقتی ایمیل، حساب توییتر یا فیس‌بوک خود را چک می‌کنیم (به‌طورکلی زمانی را که در اینترنت هدر می‌دهیم) در حقیقت به دنبال چیز خاصی نمی‌‌گردیم، فقط دنبال بهانه‌ای هستیم تا کاری را که می‌دانیم باید انجام بدهیم، عقب بیندازیم. به دنبال بهانه‌ای می‌گردیم تا بعدا بتوانیم به خود بگوییم: اگر کار مهم خودم را انجام ندادم، چون باید به دوستم برای نوشتن گزارش کمک می‌کردم یا باید برای دوستم تحقیق می‌کردم. به این دام گرفتار نشوید، خودتان را گول نزنید و از ایمیل به‌عنوان بهانه‌ای برای شکست خوردن استفاده نکنید. برای فرار کردن از کاری که باید انجام دهید، ایمیل خود را چک نکنید. کاری را که در دست دارید درک کرده و انجامش دهید، چراکه قرار نیست آن کار جایی برود.
باعث به وجود آمدن توقعات می‌شود
دیده شده که بسیاری از مردم می‌گویند ولی من باید ایمیل‌هایم را جواب بدهم. از من انتظار دارند که اول صبح جوابشان را بدهم. اول از همه این گفته زیاد باورپذیر نیست. تعدادی ایمیل وجود دارند که پاسخی سریع و کوتاه می‌طلبند، اما تعدادشان بسیار کمتر از آن است که فکر می‌کنید و دوم اینکه بیایید به سادگی قبول نکنیم که انتظار جواب داشتن، تنها گزینه موجود است. به نظرتان چرا این‌طور است؟ آیا می‌دانید چرا مردم انتظار جواب دادن ایمیل از شما در صبح را دارند؟ احتمالا به خاطر اینکه هر صبح جوابشان را داده‌اید و این توقع را در آنها به‌وجود آورده‌اید.
هرچه بیشتر ایمیلتان را چک کنید و زود پاسخ بدهید، مردم بیشتر از شما انتظار خواهند داشت. فقط دست از این کار بردارید و دیگر انتظاری وجود نخواهد داشت. نگران حرف‌های مردم نباشید، بعد از یکی دو هفته کسی توجه نخواهد کرد. شاید برخی از شما بگویید اما من این‌گونه با اعضای تیمم در ارتباط هستم یا باید جوابی بگیرم تا بتوانم کار بعدی را شروع کنم و این قابل‌درک است. اگر باید محتوای صندوق ایمیلتان را چک کنید، بهتر است خودتان را محدود کنید. پیشنهاد می‌شود که قوانین زیر را دنبال کنید:
فقط به دنبال چیزی که منتظرش بودید بگردید. در ایمیل به دنبال موضوعی خاص، از شخصی خاص باشید. به دنبال مهم‌ترین باشید.
ایمیل‌های کم‌اهمیت را جدا کنید. از طریق فیلترها و قوانین در Outlook یا کلا استفاده از آدرس‌های ایمیل متفاوت. با این روش حتی به صندوق ایمیلتان وارد نخواهند شد.
محدودیت زمان تعیین کنید. با خود قرار بگذارید که مثلا هر 5 دقیقه یک‌بار به دنبال ایمیل موردنظر بگردید و از قبل تصمیم بگیرید که اگر ایمیل موردنظر در هرکدام از شرایط موجود بودن، نبودن یا ناقص بودن قرار داشت، چه کاری را انجام خواهید داد.